Полная стоимость владения штатным ИТ-отделом: чего не видно в ФОТ

Когда финансовый директор спрашивает, во сколько компании обходится ИТ-отдел, обычно называют фонд оплаты труда. Иногда добавляют страховые взносы. На этом расчёт заканчивается, и дальше с этой цифрой сравнивают предложения подрядчиков, считают бюджет на следующий год и решают, можно ли позволить себе ещё одного инженера.

Проблема в том, что эта цифра занижена примерно вдвое. Остальные расходы живут в бюджетах HR, АХО и финансового блока, и ни один из них не подписан словом «ИТ». В результате компания принимает решения по числу, которое не отражает реальность.

Разберём полную структуру затрат на штатный ИТ-отдел, посчитаем конкретный пример и выведем коэффициент, на который стоит умножать оклады, чтобы получить честную цифру. Материал пригодится тем, кто готовит ИТ-бюджет или обосновывает его перед руководством.

Что входит в полную стоимость

Полная стоимость владения ИТ-отделом считается по простой формуле: прямые расходы на персонал плюс сопутствующие расходы на его содержание плюс потери от того, что люди не работают непрерывно.

Первую группу видит любой бухгалтер. Вторая размазана по другим статьям бюджета. Третья не отражается в учёте вообще, хотя стоит дороже первых двух в отдельные годы.

Прямые расходы: то, что видно

Оклады и реальный уровень рынка

Здесь компании чаще всего ошибаются в меньшую сторону, ориентируясь на зарплаты, которые платят сейчас, а не на те, за которые придётся нанимать замену.

По данным зарплатного исследования Хабр Карьеры за первое полугодие 2026 года, построенного на 45 226 зарплатах, медианный доход ИТ-специалиста в России составил 191 000 рублей: 235 000 в Москве, 200 000 в Санкт-Петербурге и 160 000 в остальных регионах. Для сравнения, по данным Росстата средняя зарплата по стране за тот же период — около 107 000 рублей.

Важная деталь: медиана по вакансиям и медиана по фактическим выплатам расходятся сильно. У hh.ru медианная зарплата в активных вакансиях системного администратора за 2025 год — 82 601 рубль, и эта цифра ниже реальных выплат по рынку, потому что в вакансиях указывают нижнюю границу вилки. Планируя бюджет по объявлениям конкурентов, вы закладываете сумму, на которую специалист нужной квалификации не придёт.

Рост при этом замедлился: те же 4% за полугодие при прогнозе инфляции ЦБ в 4,5–5,5%. Эпоха ежегодного пересмотра окладов на 20% закончилась, но индексацию в расчёт закладывать всё равно нужно.

Страховые взносы

С 2026 года большинство компаний платят 30% с выплат в пределах предельной базы 2 979 000 рублей на человека в год и 15,1% с суммы сверх неё. Льготный тариф 15%, которым раньше пользовалось подавляющее большинство малого и среднего бизнеса, с января 2026 года сохранился только для компаний из правительственного перечня приоритетных отраслей.

Для ИТ-бюджета это означает простую вещь: специалист подорожал примерно на 15% без всякого повышения оклада. Если бюджет на 2026 год верстался по прошлогодней логике, в нём дыра.

Скрытые расходы: то, что не попадает в ИТ-бюджет

Фактическое рабочее время

В году около 1970 рабочих часов. Из них 28 календарных дней уходит на отпуск, ещё несколько дней на больничные, плюс обучение, плюс государственные праздники, которые уже учтены в производственном календаре. Реально сотрудник доступен примерно 1750–1800 часов.

Это значит, что стоимость часа работы штатного специалиста примерно на 10–12% выше, чем получается при делении годового оклада на календарные рабочие часы. А если администратор в отделе один, эти дни инфраструктура живёт вообще без присмотра — и здесь начинается второй, скрытый счёт.

Подбор и замена

Самая недооценённая статья. По оценке SHRM, закрытие вакансии обходится в 50–60% годового дохода специалиста, а в ИТ из-за дефицита кадров стоимость замены может превысить его годовую зарплату.

Складывается она из доступа к базам резюме и размещения вакансий — минимальный бюджет на работные сайты для ИТ-подбора начинается от 45 000 рублей в месяц, — работы рекрутера, комиссии агентства при внешнем подборе, времени руководителя на собеседования и потерь от того, что позиция стоит открытой. А стоит она долго: по данным «Поток Рекрутмент», проанализировавшего 1762 ИТ-вакансии, медианный срок закрытия составляет 44,5 дня. На рынке, где Минтруд оценивает дефицит ИТ-специалистов в 740 тысяч — миллион человек, эти сроки не сокращаются.

Адаптация

Новый сотрудник выходит на полную производительность не сразу. В первые один-три месяца его продуктивность оценивают в 0–50% от нормальной, дальше она растёт до 50–70%. Всё это время компания платит полный оклад.

Параллельно новичка кто-то вводит в курс дела, и это время опытных инженеров, которые в эти часы не делают свою работу. В ИТ период адаптации длиннее среднего: чтобы разобраться в незадокументированной инфраструктуре, требуется от двух до четырёх месяцев.

Обучение и сертификация

Инженер, который годами обслуживает одну и ту же инфраструктуру, теряет квалификацию — просто потому, что не сталкивается с новыми задачами. Курсы, вендорские сертификации, конференции стоят от 50 до 150 тысяч рублей на человека в год, плюс рабочее время на само обучение.

Парадокс этой статьи в том, что экономия на ней ощущается не сразу. Первые год-два всё работает, а потом выясняется, что команда не может самостоятельно спроектировать переход на новую платформу, и приходится звать интеграторов на то, что могло быть внутренней задачей.

Рабочее место и социальный пакет

ДМС в 2026 году стоит от 15 000 до 120 000 рублей на сотрудника в год, и цены выросли на 7–15% за год — из-за медицинской инфляции в 12–15% и повышения НДС с 20 до 22% с января. Рабочее место в офисе обходится по-разному: фиксированное место в коворкинге в Петербурге стоит 14 000–18 000 рублей в месяц, в московских бизнес-центрах со всеми сервисами — 35 000–55 000.

Сюда же — техника, её обновление раз в три-четыре года, мобильная связь, корпоративные мероприятия. По отдельности мелочи, в сумме — сопоставимо с месячным окладом в год на человека.

Инструменты и лицензии

Собственный ИТ-отдел нуждается в собственном инструментарии: система мониторинга, helpdesk, инвентаризация активов, средства удалённого доступа, резервное копирование. Для небольшой команды это 150–250 тысяч рублей в год.

Подрядчик приходит со своим стеком, и эта статья в его счёте уже сидит. При сравнении вариантов её часто забывают добавить на сторону штата.

Переработки и дежурства

Аварии происходят ночью и в выходные. По Трудовому кодексу сверхурочная работа оплачивается в полуторном размере за первые два часа и в двойном за последующие, работа в выходной — в двойном размере. Если покрытие нужно шире, чем 8×5, это отдельная строка бюджета, и она редко закладывается заранее.

Альтернативный сценарий — люди работают в авральном режиме бесплатно, выгорают и увольняются. Тогда расходы просто переезжают в статью «подбор и замена».

Риск концентрации знаний

Единственный человек, который знает, как устроена сеть, — это не статья расходов, а отложенный риск. Пароли в его заметках, схема в его голове, договорённости с провайдером на его почте. Оценить эту величину можно через стоимость простоя: по данным BI.Zone за апрель 2026 года, час простоя после успешной кибератаки обходится ритейлу в 9,6 млн рублей, а компаниям из сферы профессиональных услуг — около 680 тысяч.

Расчёт на примере

Возьмём отдел из четырёх человек в компании среднего размера: руководитель ИТ, два инженера, один специалист первой линии. Покрытие — рабочие часы, пять дней в неделю.

Коэффициент к ФОТ

В этом расчёте полная стоимость превышает фонд оплаты труда в 1,64 раза. По нашему опыту работы с ИТ-бюджетами заказчиков рабочий диапазон — от 1,6 до 2,0 в зависимости от текучести, региона и того, нужно ли покрытие вне рабочих часов. Нижняя граница достигается при стабильной команде и скромном соцпакете, верхняя — там, где люди меняются часто и есть дежурства.

Практическое следствие: если руководитель называет цифру ФОТ, умножайте её минимум на 1,6, прежде чем сравнивать с чем бы то ни было. И помните, что расчёт выше описывает покрытие 8×5 и команду без узких специалистов — инженера по информационной безопасности или человека по виртуализации в этих 10,7 млн рублей нет.

«На аудитах мы почти всегда видим одну картину: в ИТ-бюджете лежит только ФОТ и лицензии, а подбор, ДМС, рабочие места и обучение живут в других статьях. Собрать их вместе — работа на один день, но именно после неё разговор о развитии ИТ начинает вестись в реальных цифрах, а не в тех, которые удобно показывать», — Кирилл Тимофеев, руководитель департамента информационных технологий ОБИТ.

Как посчитать у себя

Порядок действий, который занимает примерно день работы:

• выгрузить ФОТ ИТ-подразделения за прошлый год с премиями и надбавками;
• добавить страховые взносы по фактической ставке, проверив, применяется ли к вам льготный тариф в 2026 году;
• запросить у HR стоимость закрытия вакансий в ИТ за два-три года и количество замен за этот период;
• запросить у АХО стоимость рабочего места: аренда, техника, связь, обслуживание;
• собрать расходы на ДМС и остальной соцпакет по ИТ-сотрудникам;
• выписать все лицензии на инструменты, которыми пользуется только ИТ-отдел;
• посчитать переработки и дежурства за год в деньгах или в отгулах;
• отдельно зафиксировать, сколько задач за год пришлось отдать подрядчикам из-за нехватки компетенций внутри.

Последний пункт обычно и оказывается самым показательным: он показывает границу, до которой ваш отдел справляется, и стоимость всего, что за этой границей.

«Полезное упражнение — посчитать не только деньги, но и часы. Сколько времени за год ИТ-руководитель потратил на собеседования, ввод новых людей и разбор аварий вне графика. Обычно выясняется, что на развитие инфраструктуры у него остаётся четверть рабочего времени, и вот это чаще становится поводом что-то менять, чем сама сумма в таблице», — Кирилл Тимофеев, руководитель департамента информационных технологий ОБИТ.

Что делать с этой цифрой

Подытоживая можно сказать, что полная стоимость штатного ИТ-отдела складывается из шести групп затрат: оклады, страховые взносы, содержание рабочих мест и соцпакет, подбор и адаптация, обучение, инструменты. К ним добавляются переработки и риск концентрации знаний. В сумме это в 1,6–2,0 раза больше фонда оплаты труда, на который обычно смотрят.

Сама по себе высокая цифра не означает, что отдел нужно сокращать. Она означает, что сравнение с альтернативами наконец стало корректным. Дальше возможны три сценария. Оставить всё как есть, если ИТ — часть вашего продукта и компетенции критичны. Передать эксплуатацию внешнему подрядчику целиком, если ИТ обслуживает офисные процессы. Или перейти на гибридную модель, где внутри остаются ИТ-директор и архитектура, а поддержка пользователей, администрирование серверов и сетей, мониторинг и дежурства уходят на ИТ-аутсорсинг.

Третий вариант в среднем и крупном бизнесе встречается чаще других, потому что снимает две самые дорогие статьи расчёта — подбор с адаптацией и переработки — и при этом не лишает компанию контроля над развитием инфраструктуры.

Если после подсчётов цифра оказалась выше ожидаемой, приходите на бесплатную консультацию: разберём структуру ваших затрат, посчитаем стоимость обслуживания под вашу инфраструктуру и честно скажем, в какой части штат выгоднее оставить.