Введение

В современных условиях оптимизация расходов становится одной из ключевых задач для бизнеса любого масштаба. Одной из статей затрат, которую можно существенно снизить, является связь. В этой статье мы расскажем, как виртуальная АТС (автоматическая телефонная станция) помогает компаниям экономить, какие преимущества она дает малому, среднему и крупному бизнесу, и почему переход на такую систему — это выгодное решение для всех.

Что такое виртуальная АТС?

Виртуальная АТС — это облачная платформа для организации корпоративной телефонии. В отличие от классических аппаратных станций, виртуальная АТС размещается на сервере провайдера и управляется через интернет. Все функции — от распределения звонков до записи разговоров — доступны через удобный веб-интерфейс.

Принцип работы виртуальной АТС

Виртуальная АТС функционирует на основе облачных технологий и использует интернет-протокол для передачи голосовых данных. Принцип работы можно разделить на несколько этапов:

Техническая схема работы:

  • Звонок поступает в облачную систему провайдера

  • Система обрабатывает вызов согласно настроенному сценарию

  • Звонок маршрутизируется на нужного сотрудника

  • Голосовой сигнал преобразуется из аналогового в цифровой и обратно

  • Вся информация о звонке сохраняется в облаке

Система работает через единую интернет-линию, что исключает необходимость в прокладке отдельных телефонных кабелей. Все данные передаются в зашифрованном виде, что обеспечивает высокий уровень безопасности.

Почему виртуальная АТС выгодна бизнесу любого размера

Снижение затрат на связь и обслуживание

  • Отсутствие капитальных вложений: не требуется закупать оборудование, платить за его обслуживание и ремонт.

  • Оплата только за используемые функции: можно выбрать только нужные опции и масштабировать систему по мере роста компании.

  • Экономия на междугородней и международной связи: звонки внутри сети и между филиалами бесплатны или обходятся значительно дешевле.

Масштабируемость и гибкость

  • Легко подключать и отключать сотрудников, открывать новые офисы без затрат на монтаж линий.

  • Быстрая интеграция с CRM, мессенджерами и другими бизнес-инструментами.

Повышение эффективности работы

  • Автоматическое распределение звонков, голосовые меню, запись разговоров, аналитика.

  • Возможность удаленной работы сотрудников, что особенно актуально для современных гибридных форматов.

Отличия виртуальной АТС от традиционной

Принципиальные различия

Основное отличие виртуальной АТС от традиционной заключается в способе организации телефонной связи и способе развёртывания системы. Виртуальная АТС (ВАТС) использует интернет-протокол (IP-телефония) для передачи голосовых данных, в то время как традиционная АТС (аналоговая или цифровая) полагается на физические телефонные линии или цифровые каналы. 

Виртуальная АТС размещается на сервере провайдера, вместо физического развёртывания в офисе компании-пользователя. В связи с этим значительно упрощается установка, обслуживание и масштабирование системы, а также сокращается стоимость её внедрения. Потребность в капитальных затратах на оборудование и монтаж в таком случае отпадает.

Сравнение: виртуальная АТС vs традиционная

Экономические преимущества

Стоимость владения:

  • Виртуальная АТС: от 450 рублей в месяц за базовый пакет

  • Традиционная АТС: от 100 000 рублей первоначальных инвестиций + обслуживание

Экономия на масштабировании:

  • Виртуальная: добавление пользователя за несколько минут

  • Традиционная: требуется покупка дополнительных модулей или замена оборудования

Пример расчёта экономии:

До перехода на виртуальную АТС:

  • Аренда оборудования: 20 000 руб./мес

  • Обслуживание: 10 000 руб./мес

  • Связь между филиалами: 15 000 руб./мес

После перехода:

  • Абонентская плата за виртуальную АТС: 18 000 руб./мес

  • Связь между филиалами: бесплатно (внутрисетевые звонки)

  • Обслуживание: входит в стоимость

Экономия в год:
(20 000 + 10 000 + 15 000) × 12 = 540 000 руб.
(18 000 × 12) = 216 000 руб.
Итого: экономия — 324 000 руб. в год

Операционные преимущества

Управление и контроль:

  • Виртуальная АТС обеспечивает централизованное управление через веб-интерфейс

  • Традиционная требует физического доступа к оборудованию для изменений

Надежность:

  • Виртуальная: автоматическое резервирование в облаке

  • Традиционная: зависит от состояния локального оборудования

Ключевые особенности ВАТС

  • Нет необходимости в покупке и обслуживании дорогостоящего оборудования.

  • Гибкая настройка под задачи компании.

  • Возможность подключения сотрудников в любом месте, где есть интернет.

Функциональные преимущества виртуальной АТС

Технические возможности:

  • Обработка до 100 одновременных звонков

  • Автоматическое распределение вызовов

  • Интеграция с CRM-системами

  • Голосовая почта и автоответчик

  • Запись и анализ разговоров

  • Детальная статистика звонков

Как выгодно перейти на виртуальную АТС

  1. Анализ текущих расходов: оцените, сколько сейчас тратите на связь, оборудование и обслуживание.

  2. Выбор провайдера: обратите внимание на опыт, наличие поддержки, гибкость тарифов.

  3. План миграции: совместно с провайдером составьте поэтапный план перехода, чтобы не допустить сбоев.

  4. Обучение персонала: проведите краткий инструктаж для сотрудников по работе с новой системой.

Примеры и кейсы внедрения ВАТС

Малый бизнес

Кейс: Компания из 10 сотрудников перешла на виртуальную АТС, отказавшись от классической телефонии. Экономия на обслуживании и аренде оборудования составила более 30% в год. Дополнительно удалось сократить расходы на связь между офисом и удалёнными сотрудниками до минимума.

Средний бизнес

Кейс: Розничная сеть с 5 филиалами объединила все точки в единую телефонную сеть. Благодаря виртуальной АТС затраты на междугородние звонки снизились в 5 раз, а скорость подключения новых магазинов к корпоративной связи сократилась с нескольких недель до пары дней.

Крупный бизнес

Кейс: Производственная компания с распределённой структурой внедрила виртуальную АТС для 300 сотрудников. За счет автоматизации обработки звонков, интеграции с CRM и аналитики удалось повысить качество обслуживания клиентов и сократить расходы на связь на 40%.

Чем может помочь ОБИТ

Мы — опытный оператор ИТ-решений, предоставляющий сервисы для бизнеса любого масштаба. Наши эксперты помогут подобрать оптимальную конфигурацию виртуальной АТС, проведут внедрение «под ключ» и обеспечат круглосуточную поддержку. Среди наших клиентов — более 12 тысяч компаний, а штат специалистов насчитывает более 650 человек. Подробнее на странице услуги.

Заключение

Виртуальная АТС — это современное решение для оптимизации расходов на связь, повышения эффективности работы и гибкости бизнеса. Экономьте средства, улучшайте сервис и будьте готовы к любым вызовам рынка вместе с ОБИТ!

Если у вас остались вопросы или вы хотите рассчитать выгоду для вашей компании — обратитесь к нам за бесплатной консультацией. Мы поможем сделать ваш бизнес еще эффективнее!

Поделиться: