Как IT-аутсорсинг позволяет экономить в ритейле

Как IT-аутсорсинг позволяет экономить в ритейле

В условиях растущих затрат на содержание бизнеса ритейлеры вынуждены искать способы сокращения расходов. IT-аутсорсинг становится оптимальным решением: вместо найма дорогостоящих специалистов можно передать обслуживание систем профессиональной компании и сэкономить до 50% бюджета на IT. Разберемся, как этого добиться.

Далеко не всегда целесообразно содержать собственное IT-подразделение. Во-первых, такой отдел сам по себе является точкой расходов, прибыли он не приносит и приносить не может. Во-вторых, чтобы IT-специалист был полезен, мало платить ему зарплату, надо еще и тратить средства на его обучение, на техническое оснащение, специализированное ПО.

В такой ситуации выгоднее всего доверить решение связанных с IT проблем специализированной организации, то есть передать процесс на аутсорсинг. IT-аутсорсинг – это не только инструмент оптимизации затрат, но и ключевой фактор конкурентоспособности в ритейле.

Рассмотрим на примере компании ОБИТ, как этот тип аутсорсинга работает и какие затраты можно оптимизировать с его помощью.

IT-аутсорсинг и его виды

Ит-аутсорсинг представляет собой передачу технических задач бизнеса стороннему подрядчику. Он обязуется на определённых условиях обеспечивать их выполнение, а вам, как владельцу бизнеса, достаётся только готовый результат.

Передавать таким образом можно как отдельные функции, например обеспечение информационной безопасности, поддержку видеонаблюдения или серверов, так и полное сопровождение всей ИТ-инфраструктуры.

Ресурсный и функциональный IT-аутсорсинг — это два способа привлечения внешних IT-специалистов для решения технических задач.

Ресурсный IT-аутсорсинг: помощь по запросу

Представьте, что у вас сломалась касса или перестала работать программа для учета товаров. Нанимать IT-специалиста на полную ставку вам невыгодно, потому что такие проблемы случаются не каждый день. Здесь приходит на помощь ресурсный аутсорсинг — вы как будто вызываете сантехника, чтобы починить текущий кран. Специалист приходит, решает проблему и уходит, а вы платите только за выполненную работу. Это удобно, экономично и позволяет решать задачи быстро, не отвлекаясь от управления магазином.

Функциональный IT-аутсорсинг: долгосрочная поддержка

Теперь представьте, что вы открываете интернет-магазин и не знаете, как настроить систему онлайн-заказов или управлять запасами. Здесь функциональный аутсорсинг выступает как арендованный управляющий: вы передаете задачу целиком — настройку, обслуживание и даже анализ продаж — компании, которая этим профессионально занимается. Например, это может быть платформа, которая берет на себя весь процесс управления вашим интернет-магазином. Вы просто видите результат — исправно работающий процесс, при этом экономите время и силы на других аспектах бизнеса.

Какие задачи решает IT-аутсорсинг

IT-аутсорсинг эффективно решает основные задачи ритейла, повышая эффективность процессов и снижая операционные издержки. Серьезные компании, такие как ОБИТ, предоставляют готовые решения для устранения технических проблем, автоматизации процессов и улучшения клиентского опыта.

Техническая поддержка оборудования и программ

Аутсорсинговые компании обеспечивают своевременное обслуживание кассовых аппаратов, учетных систем и другого оборудования. Например, в случае сбоя в кассе специалисты ОБИТ восстанавливают её работоспособность в течение 2–4 часов, предотвращая простои в продажах.

Обеспечение безопасности данных

IT-аутсорсинг помогает защитить данные клиентов и операционные системы магазина. Это включает установку антивирусного ПО, настройку фаерволов и регулярный мониторинг системы на предмет уязвимостей. Особенно важно для тех, кто работает с данными банковских карт или клиентскими базами.

В 2023 году почти 70% ритейлеров в России столкнулись с утечками данных. Из них 67% инцидентов были связаны с внутренними нарушениями, например, из-за действий сотрудников, включая небрежность или преднамеренные утечки. Так что меры по обеспечению кибербезопасности крайне актуальны.

Учет запасов и оптимизация склада

У вас небольшой магазин, и вы устали вручную записывать, какие товары закончились, а какие лежат на складе месяцами? IT-аутсорсинг помогает внедрить программы, которые автоматически ведут учет запасов, напоминают о необходимости пополнить запасы или убирают из ассортимента плохо продающиеся товары. Например, при продаже мороженого программа может подсказать, что клубничное мороженое кончается, а ванильное лежит уже неделю.

Автоматизация рутинных операций

Внедрение автоматизированных систем упрощает проведение акций, расчет скидок и управление программами лояльности. Например, кассовая программа автоматически применяет акцию «2 по цене 1» без вмешательства сотрудников.

Улучшение клиентского сервиса

IT-аутсорсинг внедряет решения для создания программ лояльности, бонусных карт и мобильных приложений, что позволяет повышать удовлетворённость клиентов. Примером может служить уведомление о новых акциях через приложение магазина.

Таким образом, IT-аутсорсинг дает доступ к профессиональным инструментам, позволяя повышать эффективность бизнеса и конкурентоспособность без необходимости создания собственной IT-инфраструктуры.

Выгоды аутсорсинга

IT-аутсорсинг помогает небольшим магазинам оптимизировать расходы и сосредоточиться на основном бизнесе. Вот основные аспекты, на которых мелкие ритейлеры могут экономить, пользуясь услугами аутсорсинговых компаний.

Экономия на найме и содержании сотрудников

Для полноценной работы с IT необходимо содержать команду специалистов: системного администратора, программиста, иногда даже аналитика. Но для малого магазина это не всегда оправдано. Аутсорсинг позволяет обойтись без постоянного штата. Например, вместо зарплат, налогов и соцпакетов для сотрудников вы оплачиваете только выполненные работы или ежемесячный фиксированный тариф.

Снижение затрат на обучение персонала

Технологии быстро развиваются, и сотрудники требуют постоянного повышения квалификации. Аутсорсинг снимает эту задачу — специалисты внешней компании всегда в курсе новых технологий и изменений законодательства, что экономит ресурсы предпринимателя.

Меньшие вложения в оборудование

Мелким ритейлерам часто не хватает бюджета на покупку и обслуживание серверов, сложных систем учета или систем безопасности. Аутсорсинг предоставляет доступ к этим ресурсам «в аренду». Например, вместо покупки серверного оборудования вы можете пользоваться облачными решениями, которые управляются сторонними специалистами.

Экономия на реагировании на проблемы

Для малого бизнеса критически важно быстро решать технические сбои, так как каждый час простоя влечет потери. Аутсорсинговые компании предоставляют доступ к круглосуточной поддержке, которая быстро устраняет проблемы. Это обходится дешевле, чем содержание собственной службы технической поддержки.

Оптимизация налоговой нагрузки

В рамках российского законодательства оплата услуг аутсорсинга относится к категории операционных расходов, что уменьшает налогооблагаемую базу. В результате предприниматели снижают налоговую нагрузку, не теряя качества обслуживания своих технологий.

Предсказуемые и контролируемые затраты

Собственная IT-инфраструктура требует постоянных непредвиденных вложений: поломка оборудования, необходимость обновлений, резкие изменения законодательных требований. Аутсорсинг предлагает фиксированные тарифы или гибкие условия, которые позволяют заранее планировать расходы и избегать непредвиденных трат.

Пример

Давайте рассмотрим, какова стоимость содержания штатного IT-специалиста в розничной торговле и сколько стоит IT-аутсорсинг, основываясь на текущих данных из России.

Расходы на штатного IT-специалиста

1. Заработная плата: средняя зарплата системного администратора или специалиста по поддержке составляет от 60 000 до 120 000 рублей в месяц в зависимости от региона и опыта​.
2. Налоги и страховые взносы: работодатель оплачивает 30% от зарплаты в виде страховых взносов, если зарплата ниже предельной базы (1,917 млн руб. в год), а свыше этой базы — 15%​. Например, при зарплате 100 000 рублей это составит около 30 000 рублей в месяц дополнительных расходов.
3. Рабочее место: организация рабочего места обходится примерно в 50 000–100 000 рублей (компьютер, периферия, лицензии на ПО и прочее).
4. Обучение и сертификация: чтобы специалист оставался компетентным, нужно инвестировать в обучение — около 20 000–50 000 рублей в год.
5. Больничные и отпуска: в среднем за год сотрудник может отсутствовать 20–25 рабочих дней, за которые тоже выплачивается зарплата.

Итог: содержание штатного IT-специалиста обходится примерно в 1,5–2 млн рублей в год, включая зарплату, налоги, рабочее место и обучение.

Стоимость IT-аутсорсинга

IT-аутсорсинг обычно обходится дешевле. Для мелкого ритейлера это может быть:

• Базовый пакет обслуживания (поддержка инфраструктуры, настройка ПО и оборудования, мониторинг работы): от 15 000 до 50 000 рублей в месяц.
• Комплексный пакет (включающий регулярные выезды специалистов, поддержку 1С и других ключевых систем): от 40 000 до 90 000 рублей в месяц.

Итоговые затраты на IT-аутсорсинг составят от 180 000 до 1,08 млн рублей в год в зависимости от объема услуг. Таким образом, экономия на замене штатного сотрудника аутсорсингом может достигать 50% или более, особенно если магазин небольшой и не требует постоянного присутствия специалиста.

IT-аутсорсинг для мелких ритейлеров — это не только возможность экономии, но и доступ к профессиональным решениям, которые делают бизнес более устойчивым и конкурентоспособным.

Пошаговый план перехода на IT-аутсорсинг

Мы подготовили для вас небольшой чек-лист, который сможет сделать ваш переход на ИТ-аутсорсинг более эффективным:

Шаг 1. Определите потребности

Составьте список задач, которые необходимо решить с помощью IT: настройка кассовых систем, учет товара, защита данных, поддержка оборудования. Это поможет понять, какие услуги аутсорсинга вам нужны.

Шаг 2. Оцените текущую IT-инфраструктуру

Проведите аудит: проверьте состояние оборудования, лицензий на программное обеспечение, подключенные сервисы. Определите, что нужно обновить, а что можно интегрировать в аутсорсинговое обслуживание.

Шаг 3. Выберите подходящего подрядчика

• Изучите опыт и репутацию нескольких компаний.
• Проверьте их компетенции, запросите примеры из похожих проектов.
• Убедитесь, что компания предоставляет договор SLA (соглашение об уровне обслуживания), где прописаны сроки реакции на проблемы, доступность поддержки и штрафы за невыполнение обязательств.

На что обратить внимание при выборе подрядчика

• Скорость реакции: убедитесь, что компания оперативно решает критические проблемы.
• Безопасность: проверьте, как подрядчик защищает данные и соблюдает законодательство (например, требования закона о персональных данных в РФ).
• Стоимость: услуги должны быть рентабельными по сравнению с альтернативными вариантами.
• Гибкость: оцените, насколько легко можно расширить или уменьшить объем услуг.

Шаг 4. Согласуйте объем услуг

Определите, что будет входить в пакет: удаленная поддержка, выезды специалистов, резервное копирование данных, обслуживание кассового оборудования и прочее. Четко оговорите условия в договоре.

Шаг 5. Подготовьте персонал

Проинформируйте сотрудников о переходе на аутсорсинг, объясните, как обращаться за поддержкой, и предоставьте контактные данные службы техподдержки аутсорсера.

Шаг 6. Организуйте передачу данных

Обеспечьте безопасную передачу данных (доступы, учетные записи, конфигурации систем) подрядчику. При необходимости предварительно закажите резервное копирование всей информации.

Шаг 7. Установите контроль и отчетность

Согласуйте формат отчетов подрядчика: частоту, содержание, методы оценки качества услуг. Например, ежемесячные отчеты о выполненных задачах и инцидентах.

Ритейл — это сфера, где скорость, точность и безопасность играют ключевую роль. IT-аутсорсинг дает небольшим магазинам возможность пользоваться передовыми решениями и поддержкой специалистов без огромных затрат. Экономия на штатных специалистах, прозрачность расходов, безопасность данных и готовность к любым вызовам — вот то, что делает аутсорсинг настоящим помощником для малого бизнеса. В условиях растущей цифровизации он становится не просто желательным, а необходимым инструментом.

Если у Вас остались вопросы по ИТ-аутсорсингу, Вы можете обратиться в ОБИТ за бесплатной консультацией по этой услуге. В нашей практике уже более 12 тысяч довольных клиентов, а штат содержит более 200 технических специалистов, готовых помочь Вам. Ознакомиться с нашими услугами ИТ-аутсорсинга можно на сайте.