Как экономить на ИТ в общепите? Полезные советы

Как экономить на ИТ в общепите? Полезные советы

Сегодня без IT-технологий в общепите никуда. Они помогают автоматизировать всё – от управления заказами и учета на складе до улучшения сервиса для гостей. Внедрение таких решений уже давно стало не просто модным трендом, а реальной необходимостью для тех, кто хочет оставаться конкурентоспособным.

Но важно помнить, что цифровизация – это не только новые возможности, но и серьёзные расходы. Покупка оборудования, лицензии на софт, зарплаты IT-специалистов, да и неожиданные затраты на устранение технических сбоев могут быстро увеличить издержки.

Цель нашей статьи – показать, как владельцы ресторанов, кафе, пиццерий, суши-баров могут оптимизировать IT-затраты без ущерба для качества работы и клиентского опыта. Мы обсудим с вами основные статьи расходов, эффективные методы их сокращения и расскажем, как IT-аутсорсинг может стать вашим надёжным помощником.

Основные статьи IT-затрат в общепите

Когда говорим о расходах на IT, часто вспоминаем покупку оборудования и лицензий на программы. Но если углубиться, затраты шире и зависят от специфики заведения. Давайте разберемся, куда утекают деньги.

1)    Оборудование. Кассовые аппараты, терминалы, компьютеры для управления заказами, видеокамеры и телефония – их поломка стоит дорого не только из-за ремонта (в среднем, от 5 до 15 тысяч рублей за вызов мастера), но и из-за упущенной выгоды, связанной с простоем. Помимо этого, оборудованию требуется первичная настройка и периодическая наладка, что дополнительно прибавляет расходы.

2)    Программное обеспечение. Системы вроде rKeeper или iiko – незаменимые помощники в управлении заказами и финансами. Но их аренда или покупка – это регулярная статья расходов: от 2 до 15 тысяч рублей в месяц за одну точку. А если софт дает сбой, бизнес останавливается. Добавьте к этому лицензионное ПО для офиса – учет, документооборот, подключение к ЕГАИС или «Меркурию». Здесь сбои тоже обходятся дорого: срочная техническая поддержка стоит около 2-5 тысяч рублей за случай.

3)    IT-специалисты. Их содержание – наиболее весомая статья. Один специалист обходится предприятию за год вместе с налогами, зарплатой, обучением, рабочим местом от 1,5 до 2 миллионов рублей. А если задачи появляются редко, а специалист нужен лишь время от времени, тогда это просто бессмысленная трата денег.

По сравнению с другими форматами бизнеса такие расходы являются относительно невысокими, но и их можно сократить. Далее разберём как именно.

IT-аутсорсинг как инструмент экономии

Когда думаем о расходах на IT, важно учитывать возможность их оптимизации через IT-аутсорсинг. Это не просто модное слово, а проверенный способ снизить затраты, сохранив при этом качество IT-сервисов.

IT-аутсорсинг – отличное решение, которое подходит как малому, так и крупному бизнесу. Для малого бизнеса особенно важно оптимизировать расходы, ведь большинство ресторанов или кафе не могут себе позволить содержать в штате IT-специалистов, что приводит к ненужным затратам. Аутсорсинг позволяет малому бизнесу платить только за конкретные услуги, когда они нужны, и не беспокоиться о том, что кто-то из штатных сотрудников может уйти или заболеет.

Для крупных предприятий аутсорсинг тоже выгоден, так как позволяет более эффективно распределить имеющиеся ресурсы и сосредоточиться на ключевых направлениях, таких как увеличение объема продаж или улучшение качества обслуживания клиентов. Вдобавок, крупные сети ресторанов могут использовать аутсорсинг для централизованного управления всеми IT-системами на разных точках, что упрощает процесс и снижает затраты на содержание штатных специалистов.

Суть IT-аутсорсинга проста: вы передаёте управление частью или всеми IT-задачами специализированной компании. Это включает обслуживание касс, компьютеров, ПО, телефонии, видеонаблюдения и даже серверов. Такой подход снимает с вас нагрузку по подбору специалистов, ремонту техники и поддержке софта. Профессиональная команда следит за вашей IT-инфраструктурой, предотвращая сбои и устраняя их быстрее, чем штатный сотрудник.

У вас может возникнуть вполне обоснованный вопрос: «За счёт чего мне даст экономию аутсорсинг?». Ответ на него прост, это:

1.    Снижение затрат на персонал. Зарплата собственного ИТ-специалиста начинается от 80 000 рублей в месяц, плюс налоги, обучение, техника и рабочее место. Альтернатива в виде аутсорсинга гораздо выгоднее: в среднем стоимость обслуживания одного рабочего места начинается от 1 000 рублей в месяц, а поддержка небольшого ресторанчика или кафе обойдётся вам в сумму от 20 тысяч в месяц. Вы платите только за конкретные услуги, например, обслуживание оборудования или настройку ПО, и только тогда, когда это нужно.

2.    Доступ к профессионалам. Даже малый бизнес может позволить себе услуги опытных специалистов, которые раньше были доступны только крупным игрокам. Это позволит быстрее устранять проблемы, и эффективнее поддерживать работоспособность инфраструктуры, снижая затраты на ремонт.

3.    Гибкость. Сезонный рост заказов, открытие новых точек или внедрение новых технологий – подрядчик быстро подстраивается под ваши потребности. Увеличивайте ресурс в периоды загрузок и снижайте в более спокойные периоды, с аутсорсингом это особенно быстро и удобно.

Пример из практики ОБИТ

В сети ресторанов Frank by BASTA мы не только модернизировали систему видеонаблюдения, но и наладили её поддержку на аутсорсинговой основе. Это помогло компании снизить затраты на техническую поддержку и исключить простои, связанные с поломками оборудования. Владельцы сети смогли обойтись без найма дополнительных сотрудников, значительно сэкономив таким образом.

Как перейти на IT-аутсорсирнг и сэкономить

Переход на аутсорсинг не является тяжёлым шагом. Рассмотрим по пунктам как сделать это наиболее просто и эффективно.

1. Определите задачи

Для начала подумайте и зафиксируйте у себя, какие задачи вы хотите передать аутсорсеру. Это может быть настройка касс, защита данных или поддержка рабочих компьютеров.

2. Выберите подрядчика

Начните поиск подрядчика. Самый быстрый способ – заглянуть в интернет: так вы сможете за короткое время найти множество компаний, сравнить их предложения и выбрать то, что подойдёт именно вам. Помимо этого, стоит узнать у коллег из индустрии: возможно они уже пользуются услугами надёжного подрядчика и могут его рекомендовать. Затем оцените несколько претендентов:

• изучите их опыт, экспертизу и примеры проектов в сфере общепита;
• запросите договор SLA, где прописаны сроки реакции, условия поддержки и штрафы за невыполнение;
• проверьте их подход к безопасности данных;
• сравните рентабельность в каждом случае.

Также важно, чтобы услуги были гибкими, и легко масштабировались, как в сторону увеличения, так и уменьшения их количества.

3. Обговорите объём работ

Обсудите с исполнителем объём задач, которые нужно решить. Убедитесь, что все договорённости зафиксированы в контракте, чтобы избежать недоразумений.

4. Обучите сотрудников

Расскажите персоналу о новом формате работы. Объясните, как и в каких случаях обращаться за поддержкой, и предоставьте контакты техподдержки.

5. Передайте данные

Передача данных аутсорсинговой компании должна быть безопасной: конфигурации, учётные записи, доступы. Очень желательно сделать резервное копирование, чтобы ничего не потерять.

6. Контролируйте процесс

Договоритесь с подрядчиком о формате отчётов: что будет в них включено, как часто они будут предоставляться, каким образом будет происходить оценка качества услуг.

Таким образом при переходе на аутсорсинг вы сосредоточитесь на развитии бизнеса, передав технические задачи профессионалам. В результате вы сократите расходы на IT в среднем на 20-30% за счёт оптимизации затрат на персонал, оборудование и обслуживание.

Если у вас остались вопросы по переходу на аутсорсинг – обратитесь в ОБИТ. Наши специалисты занимаются поддержкой предприятий общепита и смогут подобрать для вас выгодные условия.

Другие методы экономии на IT

Экономить на IT можно не только с помощью аутсорсинга. Снижение расходов возможно благодаря использованию современных технологий и стратегий, которые не только уменьшают затраты, но и повышают общую производительность бизнеса.

Переход на SaaS-решения (ПО как услуга) – меньше хлопот, больше пользы

Зачем ресторану или кафе нагружать бюджет локальным ПО, когда есть «облако»? Облачные SaaS-сервисы, например, rKeeper и iiko, открывают перед владельцами заведений общепита целый ряд преимуществ. Они помогают избавиться от необходимости покупать и обслуживать дорогостоящие локальные серверы и программное обеспечение. Вся инфраструктура размещается в облаке, а вы получаете доступ к системе через интернет – из любой точки и с любого устройства.

В чём выгода облачной версии:

1. Отсутствие затрат на оборудование. Не нужно покупать сервер, тратиться на его установку и обслуживание. В среднем это экономит до 150–200 тыс. рублей на старте для небольшого заведения.

2. Обновления и поддержка включены. Облачные решения автоматически обновляются, а их поддержка входит в стоимость подписки. Это освобождает от необходимости привлекать IT-специалистов для настройки.

3. Гибкость и масштабируемость. Платформа легко адаптируется под ваши потребности. Например, при расширении сети ресторанов не нужно покупать новое оборудование – достаточно подключить новые аккаунты.

Когда стоит выбрать облачную версию:

• Если у вас новый бизнес и вы хотите минимизировать стартовые расходы.
• Для заведений с непостоянной нагрузкой: сезонные кафе, выездные кухни или фудтраки. Облачная модель позволяет оплачивать услуги только за период активной работы.
• Если ваша сеть ресторанов находится в разных городах или регионах, а вам нужен единый контроль и доступ к данным из любого места.
• Когда важно снизить риски сбоя. Сервера облачных провайдеров защищены от физических повреждений, перебоев с электричеством и кибератак гораздо лучше, чем оборудование на месте.

Допустим, вы владеете сетью из пяти кафе и хотите организовать работу через современный софт. Покупка локальной версии, например, программы rKeeper, обойдётся примерно в 150–200 тысяч рублей за одну точку, плюс ежегодные затраты на обновления и поддержку. Аренда SaaS-версии этого же решения будет стоить около 6–8 тысяч рублей в месяц за точку. Это сразу уменьшает стартовые вложения, а гибкость в подключении новых точек или отключении неактуальных позволяет адаптироваться под сезонность без лишних расходов.

Совет: приобретать лицензии на облачное ПО наиболее выгодно не напрямую от производителя, а через интегратора, такого как ОБИТ. В таком случае вы не только не переплачиваете, но и получаете дополнительную техническую поддержку и сервис, что является приятным бонусом.

Инфраструктура как услуга (IaaS) – сплошная экономия

Зачем тратить деньги на покупку и обслуживание серверов, если можно просто арендовать облачную инфраструктуру? Этот подход особенно удобен для сетевых ресторанов, которым нужна единая система управления всеми точками, а также для заведений с активной доставкой, где ежедневно обрабатывается множество заказов.

Аренда облачных серверов позволяет сократить затраты на IT-инфраструктуру. Для сравнения: покупка собственного сервера обойдётся в среднем в 100–300 тысяч рублей, плюс расходы на обслуживание – около 30 тысяч рублей в год. В то же время аренда облака стоит от 5 до 15 тысяч рублей в месяц, и за эту сумму вы получаете готовую к работе инфраструктуру без забот о поддержке и эксплуатации.

Оптимизация существующего оборудования

Периодическая ревизия IT-инфраструктуры помогает выявить избыточные ресурсы и оборудование, которое можно апгрейдить. Рассмотрим пример с кассовыми системами.

Для небольшого кафе покупка полноценной кассовой системы может обойтись в 35000–50000 рублей. К этой сумме добавляются расходы на обслуживание и возможный ремонт. В случае аренды «кассы» затраты снижаются до 2000–3500 рублей в месяц. При этом в стоимость аренды могут быть включены услуги по настройке, регистрации в ФНС, технической поддержке и обновлению программного обеспечения. За год это в среднем 30 000 рублей, что в 1,5-2 раза дешевле, чем покупка.

К тому же аренда дает возможность без лишней нагрузки на бюджет обновлять оборудование на более современное. Это особенно ценно для заведений, активно развивающихся или регулярно меняющих концепцию.

Практические советы по оптимизации IT-затрат

Чтобы реально сэкономить на IT, важно сначала определиться со стратегией и затем тщательно её придерживаться. Хорошее планирование помогает расставить приоритеты и избежать лишних трат из-за сумбурных и необдуманных решений, бьющих по вашему банковскому счету.

Например, те, кто проводит ревизию оборудования перед обновлением инфраструктуры, обычно экономят до 15-20% бюджета. Это отличный способ найти слабые места, снизить риски и направить деньги туда, где они действительно принесут результат. Примите несколько простых советов, чтобы всё прошло гладко и, которые вам помогут не сбиться с верного пути.

1. Внедряйте решения поэтапно

Не пытайтесь охватить всё сразу. Начните с самых затратных участков – автоматизации учёта, внедрения облачных решений или обновления устаревшей техники.

2. Мониторьте расходы

Держите IT-бюджет под контролем с помощью специализированных инструментов. В России есть удобные сервисы вроде Финолога, ПланФакта и Contour.Business. Они помогут отслеживать расходы, анализировать динамику и прогнозировать траты. С такими помощниками вы вовремя заметите рост затрат, примете взвешенные решения и избежите ненужных перерасходов.

3. Сотрудничайте с надёжными подрядчиками

Выбор правильного IT-партнёра напрямую влияет на эффективность расходов. Компании, предлагающие полный спектр услуг – от IT-аудита до технической поддержки, помогут вам избежать лишних затрат и сосредоточиться на развитии основного бизнеса.

4. Следите за инновациями

Технологии развиваются стремительно, и привычные решения быстро теряют актуальность. Например, ещё недавно для управления заказами и складскими остатками рестораны использовали отдельные программы, требующие сложных интеграций и ручного ввода данных. Сегодня системы на основе искусственного интеллекта, такие как умные помощники в iiko, сами анализируют продажи, предсказывают спрос и даже формируют закупочные заявки. Это снижает вероятность ошибок и экономит массу времени.

Схожая ситуация с системами аналитики. Раньше отчетность сводили вручную или через громоздкие Excel-таблицы, что занимало часы работы менеджера. А теперь сервисы вроде Power BI автоматически визуализируют данные, показывая динамику доходов и расходов в реальном времени.

Следите за новыми инструментами: они помогают ускорить процессы, исключить ошибки и снизить затраты. Быть на шаг впереди в технологиях — значит удерживать позиции в бизнесе.

Заключение

Следует понимать, что экономия на IT – это не вопрос отказа от технологий, а поиск умных решений, которые делают бизнес более устойчивым и гибким. IT-аутсорсинг, SaaS, IaaS и другие современные подходы помогают снизить ваши расходы и увеличить производительность всей вашей бизнес-системы.

Например, при использовании IT-аутсорсинга можно сократить затраты на персонал и инфраструктуру, снизив расходы на поддержку и обслуживание на 20-30%. Перевод на облачные сервисы, такие как SaaS и IaaS, позволит вам избежать крупных капиталовложений в оборудование и программное обеспечение, а также снизить затраты на его обслуживание, что может привести к экономии ещё 10-20%. В итоге, сочетание всех этих методов поможет вам сэкономить до 40-50% от текущих расходов на IT, при этом сохраняя или даже увеличивая эффективность бизнес-процессов.

Если у Вас остались вопросы по ИТ-аутсорсингу, Вы можете обратиться в ОБИТ за бесплатной консультацией по этой услуге. В нашей практике уже более 12 тысяч довольных клиентов, а штат содержит более 200 технических специалистов, готовых помочь Вам. Ознакомиться с нашими услугами ИТ-аутсорсинга можно на сайте.