Введение
С каждым годом бизнес любого размера по всему миру становится всё более зависим от ИТ-технологий. Сейчас на них завязаны многие критические функции: проведение транзакций, подбор персонала, создание документов и обмен ими, хранение информации и многое другое. Таким образом, создание и настройка ИТ-процессов — необходимый, но в то же время дорогостоящий процесс, требующий постоянных инвестиций.
Приходящих в компанию сотрудников необходимо обеспечить компьютерами, офисная орг- техника требует обслуживания, лицензии на используемое ПО требуют продления, а работа ИТ-специалистов постоянно становится дороже. Всё это складывается в статьи регулярных расходов на ИТ, которые занимают значительную долю в общих затратах бизнеса. В связи с этим для компаний самого разного размера является актуальным вопрос оптимизации затрат на ИТ-инфраструктуру.
В этой инструкции мы расскажем, как можно не только снизить расходы на ИТ, но и повысить при этом эффективность управления ИТ-ресурсами в целом. Начинаем.
Что такое ИТ-аутсорсинг?
ИТ-аутсорсинг — один из наиболее эффективных способов снижения затрат на ИТ в компании. По данным различных аналитических агентств, уже около 30-40% отечественных компаний пользуются услугами ИТ-аутсорсинга. При этом, согласно данным Enterprise Systems Journal, благодаря аутсорсингу компании снижают расходы на ИТ на 25-40%.
Но что такое ИТ-аутсорсинг, когда он может пригодиться и как эффективно им пользоваться? Сейчас разберёмся. Аутсорсинг представляет собой передачу определённых функций или бизнес-процессов на обслуживание стороннему подрядчику.
Наиболее распространёнными моделями ИТ-аутсорсинга являются ресурсный и функциональный аутсорсинг. В первом случае заказчик берёт у компании-аутсорсера в аренду определённый ресурс (например, специалиста или сервер), использует его и платит за время использования или результат работ. По такой модели, например, можно арендовать системного администратора в свой офис для выполнения разовых работ.
В случае с функциональным аутсорсингом заказчик пере- даёт исполнителю задачи для реализации в определённой области своего бизнеса на постоянной или разовой основе. Например, обслуживание серверов и оргтехники, под- держка работоспособности корпоративных цифровых сер- висов, техническая поддержка пользователей и так далее.
Какую модель использовать — решать Вам. Зависит это прежде всего от сущности Ваших задач. От себя можем лишь добавить, что ресурсный аутсорсинг подойдёт в случаях, когда Вы умеете и хотите управлять арендуемым ресурсом, а функциональный — когда у Вас есть задача, и всё, чего Вы хотите, это закрыть её как можно быстрее и выгоднее.
Мы разобрались, что такое ИТ-аутсорсинг. Но за счёт чего он вообще выгоден? Объясняем:
- Нет необходимости содержать собственного ИТ-специалиста или системного администратора для закрытия технических задач. А соответственно, мы экономим на зарплате, налогах, содержании рабочего места, отпускных, премиях и переработках, а также на расходах по поиску и обучению персонала. К тому же в случае с аутсорсингом вы не плати- те за простой, если в определённое время для сотрудника нет задач. И это одно из главных достоинств аутсорсинга – возможность отказаться от постоянных расходов и платить только тогда, когда Вам это необходимо (когда есть конкретные задачи), и только за необходимый объём работы. В зависимости от специфики задач экономия может состав- лять десятки и даже сотни процентов.
- Аутсорсинг позволяет отказаться от покупки, установки и обслуживания оборудования, вместо этого его можно брать в аренду на необходимый период и даже пользовать- ся им удалённо.
- Не нужно покупать лицензии на ПО и тратить время на его установку, все необходимые для реализации задач про- граммы уже есть у компании-аутсорсера.
- На аутсорсинг можно отдать обслуживание оборудования и устройств, например, в случае, когда сервисное обслуживание по гарантии прекратилось. Это поможет поддерживать работоспособность оборудования и предотвратить его поломку, а соответственно, и связанные с этим расходы.
- Также ИТ-аутсорсинг позволяет снижать риски в управлении ИТ-проектами и делать само управление проще, по- зволяет быстро и эффективно получать доступ к самым современным технологиям и услугам удалённо, в любое удобное для Вас время.
Хорошо, мы поняли, почему аутсорсинг выгоден. Какие функции можно передать на аутсорсинг и начать экономить уже в ближайшее время? Современные компании-аутсорсеры готовы закрывать весь спектр Ваших технических задач. Начиная обслуживанием оргтехники и заканчивая комплексной автоматизацией бизнеса. Рассмотрим примеры по направлениям:
- Поддержка и обслуживание инфра- структуры. Вместо установки и обслужи- вания оборудования собственными сила- ми — лучше отдайте эту задачу на аутсорс, таким образом вы предотвратите возможные риски и будете уверены в его работоспособности.
- Обслуживание рабочих мест. Если Ваши сотрудники сталкиваются с техническими трудностями на рабочем месте, связанны- ми с работой ПО или оборудования, такие проблемы легко решить с помощью услуг системного администратора или технической поддержки на аутсорсе. Так вы повысите производительность и сократите время простоя.
- Администрирование корпоративной сети. Настройка электронной почты, обслуживание сетевого оборудования, настройка передачи данных по внутренней сети и т.д.
- Автоматизация бизнеса. На аутсорсе можно заказать автоматизацию любого мас- штаба — от внедрения онлайн-касс и CRM- систем до интеграции искусственного интел- лекта в бизнес-процессы.
- Информационная безопасность. Часто аутсорсеры предоставляют и такую услугу. Таким образом можно защититься от DDoS- атак, утечек корпоративных данных, хакер- ских атак и взломов.
Иными словами, какая техническая задача у Вас бы ни возникла — её можно быстро, эффективно и недорого решить с помощью аутсорсинга.
Теперь по шагам, как экономить с помощью аутсорсинга и как выбрать себе подрядчика:
- Опишите свои расходы на ИТ. Посмотрите, на что уходит больше всего денег. Это могут быть зарплаты специалистов, покупка и содержание оборудования или расходы, связанные с простоем из-за поломок.
- Определите, какие направления ИТ-задач можно передать на аутсорсинг. Возможно, Вам невыгодно содержать соб- ственных ИТ-специалистов, или некоторые процессы будут работать эффективнее и приносить больше денег, если управлять ими будет сторонний подрядчик.
- Начните искать подрядчика. Удобнее всего использовать поиск в интернете — так Вы сможете за короткое время из- учить большое количество компаний и выбрать наиболее подходящее для себя предложение.
Отдельно о том, на что стоит опираться при выборе подрядчика:- Убедитесь, что компания реализует необходимые Вам услуги и обладает достаточными компетенциями для их реализации. Также стоит изучить отзывы, кейсы и репутацию ком- пании. Будет преимуществом, если у компании в портфолио есть задачи, схожие с Вашими, и приведена эффективность их реализации. Также оцените общее количество успешных проектов. Чем их больше — тем надежнее Ваш подрядчик.
- Обратите внимание на то, предоставляет ли компания гарантию на качество своих работ. В настоящий момент в отрасли это стало стандартом, которого придерживается большинство компаний.
- Обратите внимание на количество предоставляемых линий технической поддержки. Если у Вас технически сложная задача, по которой требуется регулярная помощь, значит необходимо, чтобы подрядчик мог предоставить Вам 3 линии технической поддержки.
- Убедитесь, что компания поддерживает удобный для Вас график обслуживания.
- Найдите наиболее оптимальное соотношение цены и качества. Так, например, в среднем цена обслуживания рабочего места начинается от 1 000 рублей в месяц, а поддержка небольшого офиса обойдётся Вам в сумму от 12 тысяч в месяц.
- После того, как отберёте подходящие компании, отправь- те им свой запрос и сравните полученные коммерческие предложения. Отдельно стоит запросить у понравившихся Вам компаний больше кейсов по Вашей задаче, чтобы быть уверенным в будущем результате.
- После того как выберете поставщика, подробно опишите ему свою задачу и смело передавайте на реализацию.
- Не забывайте оценивать эффективность работы своего аут- сорсера, давать ему обратную связь и корректировать ра- боту при необходимости. Также отслеживайте то, на сколько сократились Ваши расходы после перехода на аутсорсинг.
Готово! Теперь Ваши ИТ-задачи в надёжных руках, а у Вас есть больше времени и возможностей для управления основными бизнес-процессами.
Вывод по ИТ-аутсорсингу
Этот метод позволит Вам сократить расходы на ИТ на несколько десятков процентов. Он особенно эффективен, когда у Вас нет времени, компетенций или специалистов для реализации ИТ-задач. Также это отличная альтернатива штатным ИТ-специалистам, которая без ущерба позволяет экономить на расходах по их содержанию. Даже в случаях, когда Ваши ИТ-процессы уже выстроены, их часть можно отдать на управление стороннему подрядчику, сэкономив и таким образом. В данный момент на рынке огромное количество компаний, реализующих услуги аутсорсинга, и найти подходящего подрядчика не является проблемой.
Если у Вас остались вопросы по ИТ-аутсорсингу, Вы можете обратиться в ОБИТ за бесплатной консультацией по этой услуге. В нашей практике уже более 12 тысяч довольных клиентов, а штат содержит более 200 технических специалистов, готовых помочь Вам.
